Qu'est-ce qu'un contrat de syndic ?
Le contrat de syndic est le mandat légal qui lie votre cabinet de syndic à la résidence. Il précise la date de début, la date de fin et la rémunération du syndic. La loi limite sa durée à deux ans ; il doit être renouvelé (ou remplacé par un nouveau) avant son expiration.
Un contrat de syndic a un statut :
- En attente — créé, mais pas encore activé par une assemblée générale. Un seul contrat en attente peut exister à la fois.
- Actif — voté en assemblée générale. C'est le contrat actuellement en vigueur.
- Clôturé — résilié avant sa date de fin.
- Expiré — au-delà de sa date de fin.
Une résidence a toujours au plus un contrat actif et au plus un contrat en attente.
Créer un contrat de syndic en attente
Prérequis
- La résidence est enregistrée.
- Soit aucun contrat n'existe encore pour cette résidence (premier contrat), soit le contrat précédent est actif et vous préparez le suivant. Vous ne pouvez pas avoir deux contrats en attente en même temps.
- Vous connaissez la date de début, la date de fin et le montant du nouveau mandat.
Contexte
Le premier contrat en attente est créé automatiquement lorsque vous enregistrez la résidence — il vous suffit de renseigner ses dates et son montant. Ses dates sont des mois : le mandat commence le premier jour du mois de début et se termine le dernier jour du mois de fin, de sorte que les mois choisis sont couverts en entier. C'est aussi ainsi que l'on saisit une période budgétaire, et c'est ce qui permet à un mandat et à un exercice se terminant le même mois de s'enchaîner sans trou. Pour les renouvellements, vous créez un tout nouveau contrat en attente qui remplacera le contrat actif une fois qu'une assemblée générale l'aura approuvé.
Étapes
- Ouvrez Maintenance et opérations > Contrat de syndic (ou l'onglet Contrats sur le tableau de bord de la résidence).
- Cliquez sur + Nouveau contrat de syndic (ou Modifier si un contrat en attente a été créé automatiquement avec la résidence).
- Renseignez :
- Date de début. Vous choisissez un mois, pas un jour : le mandat commence le premier jour du mois retenu. S'il existe déjà un contrat actif, le nouveau mois de début doit être postérieur au mois de fin du contrat actif.
- Date de fin. Un mois également, et le mandat court jusqu'au dernier jour de ce mois. Un mandat allant de janvier 2026 à décembre 2027 se termine donc le 31 décembre 2027. Elle doit être postérieure au mois de début, et dans un délai de deux ans.
- Montant de la rémunération du syndic pour la période.
- Cliquez sur Enregistrer.
Comment vérifier que cela a fonctionné
- Un message de confirmation apparaît.
- Un contrat au statut En attente est désormais visible sur l'écran du contrat de syndic.
- Si les dates ne sont pas valides (plus de deux ans, chevauchement avec le contrat actif, antérieures à la fin du contrat actif), l'application refuse d'enregistrer et vous indique exactement quelle vérification a échoué — corrigez les dates et enregistrez à nouveau.
Mettre à jour un contrat de syndic en attente
Prérequis
- Un contrat de syndic en attente existe.
Contexte
Vous pouvez ajuster les dates ou le montant tant que le contrat est encore en attente. Une fois qu'une assemblée générale l'a activé, il est scellé.
Étapes
- Ouvrez l'écran du contrat de syndic.
- Cliquez sur Modifier.
- Modifiez les dates ou le montant (mêmes contraintes qu'à la création).
- Cliquez sur Enregistrer.
Comment vérifier que cela a fonctionné
- Un message de confirmation apparaît.
- Les nouvelles valeurs sont visibles sur la carte du contrat.
Supprimer un contrat de syndic en attente
Prérequis
- Le contrat est à l'état En attente.
- Aucun budget ne référence actuellement ce contrat comme son seul contrat couvrant. Si c'est le cas, vous ne pourrez pas le supprimer sans également supprimer (ou recouvrir) le budget.
Contexte
À n'utiliser que si vous avez créé le mauvais contrat en attente et souhaitez recommencer. Les contrats actifs ne peuvent pas être supprimés — ils doivent être clôturés.
Étapes
- Ouvrez l'écran du contrat de syndic.
- Cliquez sur le contrat en attente.
- Cliquez sur Supprimer et confirmez.
Comment vérifier que cela a fonctionné
- Le contrat n'apparaît plus sur l'écran du contrat de syndic.
Clôturer le contrat de syndic actif
Prérequis
- Un contrat de syndic actif existe.
Contexte
Utilisez cette action lorsque le mandat prend fin par anticipation — par exemple, le syndic démissionne ou est révoqué. Normalement, un contrat se termine à sa date d'expiration et est remplacé par l'activation d'un contrat en attente lors d'une assemblée générale ; vous n'utilisez l'action de clôture explicite que pour une cessation anticipée.
Étapes
- Ouvrez l'écran du contrat de syndic.
- Cliquez sur le contrat actif.
- Cliquez sur Clôturer et confirmez.
Comment vérifier que cela a fonctionné
- Le contrat est désormais affiché avec le statut Clôturé.