Documentation

Un résident est une personne rattachée à la résidence — généralement un propriétaire d'un ou plusieurs lots, mais la même entrée est également utilisée pour les locataires. Les résidents portent leurs coordonnées, les lots qu'ils possèdent, leur solde et leur historique de paiement.

Une résidence vendue par un promoteur naît avec une entrée intégrée, affichée Promoteur. Elle détient les lots que personne n'a encore achetés, afin que leurs charges aient un propriétaire, et elle ne peut être ni modifiée ni supprimée. Toute autre résidence démarre sans aucun résident.

Pour ouvrir cet écran, choisissez une résidence dans le menu déroulant de la page d'accueil, cliquez sur Gestion du patrimoine dans le menu de gauche, puis sur Résidents.

Créer un résident

Prérequis

  • La résidence est enregistrée.
  • Vous disposez des coordonnées de la personne : prénom, nom, email, téléphone, adresse.

Contexte

Créez une entrée par personne avec laquelle vous devez communiquer ou à rattacher à un lot en tant que propriétaire. Si vous avez une longue liste à saisir, préférez l'import en masse décrit plus bas.

Étapes

  1. Ouvrez Gestion du patrimoine > Résidents.
  2. Cliquez sur le bouton + dans le coin supérieur droit.
  3. Renseignez tous les champs : prénom, nom, email, numéro de téléphone, adresse, ville, wilaya, code postal.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Le nom que l'application utilise pour l'entrée intégrée Promoteur est réservé : un résident ne peut pas être créé ni renommé avec celui-ci.

Comment vérifier que cela a fonctionné

  • Un message de confirmation apparaît.
  • Le nouveau résident est visible dans la liste des résidents, recherchable par prénom ou par nom.

Lorsque l'adresse email est déjà connue

L'application connaît une personne une seule fois, par son adresse email, quel que soit le nombre de résidences dans lesquelles elle possède un lot. Si vous enregistrez quelqu'un dont l'adresse est déjà enregistrée — parce qu'il possède un lot dans une autre résidence que vous gérez, ou dans une résidence gérée par un confrère — deux choses peuvent se produire.

  • Le prénom, le nom et le numéro de téléphone que vous avez saisis sont ceux enregistrés. La personne est ajoutée à cette résidence, et un message vous indique qu'elle était déjà enregistrée. Les coordonnées déjà enregistrées sont conservées, donc le nom affiché sur la fiche peut ne pas être écrit exactement comme vous l'avez tapé. C'est normal : ces informations appartiennent à la personne, pas à une résidence.
  • Quelque chose ne correspond pas. Rien n'est enregistré, et l'application vous demande de vérifier. Contactez la personne, demandez-lui son prénom, son nom et son numéro de téléphone exactement tels qu'elle les a donnés, puis remplissez à nouveau le formulaire. Il n'existe aucun moyen d'enregistrer deux personnes sur une même adresse email, et c'est voulu : c'est ce qui empêche d'ouvrir par erreur le compte d'une personne au nom d'une autre.

Les informations enregistrées ne vous sont jamais montrées. Demander à la personne est le seul moyen de trancher.

Mettre à jour un résident

Prérequis

  • Le résident existe.
  • Le résident n'est pas l'entrée intégrée Promoteur.

Contexte

Utilisez cette action lorsque les coordonnées changent — un nouveau numéro de téléphone, un email corrigé, une nouvelle adresse.

Étapes

  1. Ouvrez Gestion du patrimoine > Résidents.
  2. Cliquez sur le résident à mettre à jour.
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Modifiez les champs nécessaires.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Comment vérifier que cela a fonctionné

  • Un message de confirmation apparaît.
  • Rouvrir le résident affiche les nouvelles valeurs.

L'adresse email d'une personne qui a quitté la résidence ne peut plus être modifiée ici. C'est avec elle qu'elle se connecte, et votre mandat sur cette personne s'est arrêté le jour de son départ. Ses autres informations restent corrigeables, et sa fiche reste consultable.

Tant qu'elle est présente, son adresse se corrige comme le reste. Si elle possède aussi des lots dans une autre résidence, la correction y est visible : ses coordonnées sont celles de la personne, pas celles d'une résidence.

Modifier une adresse email envoie un message à l'ancienne, pour prévenir son titulaire que l'adresse avec laquelle il se connecte a changé, et lui dire de contacter son syndic s'il ne l'a pas demandé. Rien n'est bloqué et vous n'avez rien à faire : c'est ainsi que la personne l'apprend, que le changement soit une correction qu'elle a demandée ou une erreur à rattraper.

Donner à un résident l'accès à l'application résident

Prérequis

  • Le résident existe et est une personne, pas l'entrée intégrée Promoteur.
  • Son adresse email est renseignée — c'est là que part le message.

Contexte

Les résidents disposent de leur propre application, où ils consultent leurs appels de fonds, leurs relevés et les incidents qu'ils ont signalés. Vous leur donnez accès depuis leur fiche, et la fiche vous indique s'ils ont déjà un compte : à côté du bouton, vous lisez soit Pas encore de mot de passe, soit Compte actif.

Étapes

  1. Ouvrez Gestion du patrimoine > Résidents.
  2. Cliquez sur le résident.
  3. Cliquez sur Envoyer l'invitation.

Comment vérifier que cela a fonctionné

  • Un message de confirmation apparaît.
  • La personne reçoit un email. Lequel dépend de ce qu'indiquait la fiche :
    • Pas encore de mot de passe — elle reçoit un lien pour choisir son mot de passe et activer son compte.
    • Compte actif — elle a déjà un compte, parce qu'elle est aussi copropriétaire dans une autre résidence. Elle reçoit un message lui indiquant qu'elle a désormais accès à cette résidence, et aucun lien : son mot de passe est inchangé et elle se connecte avec celui qu'elle utilise déjà. C'est voulu — proposer de réinitialiser un mot de passe déjà utilisé permettrait à quiconque détient cette boîte mail de le changer.

Enregistrer le départ d'un résident

Prérequis

  • Le résident existe et est une personne, pas l'entrée intégrée Promoteur.
  • Il ne possède plus aucun lot dans cette résidence. S'il en possède encore, transférez d'abord ces lots au nouveau propriétaire — sinon la résidence détiendrait des lots au nom de quelqu'un qui est parti, et leur quote-part ne serait facturée à personne.

Contexte

Un lot change de mains constamment, et c'est la vie ordinaire d'une copropriété. Lorsqu'un copropriétaire vend, vous enregistrez le jour de son départ au lieu de supprimer sa fiche : ses appels de fonds, ses votes, ses paiements et ses signalements sont ce que vous présentez à l'assemblée générale et ce qui répond à un litige des années plus tard. Supprimer la fiche effacerait tout cela.

À partir du jour enregistré, cette résidence devient consultable seulement dans l'application résident. Il peut toujours l'ouvrir et lire ses appels de fonds, ses relevés, ses documents et les signalements qu'il a déposés — un acquéreur les demande, et un litige peut être soulevé des années plus tard — mais il ne peut plus rien y signaler ni y modifier ses coordonnées. Il cesse aussi d'être compté parmi les personnes que la résidence facture et de recevoir ses messages. Tout le reste est conservé — et s'il possède un lot dans une autre résidence que vous gérez, rien n'y change.

Étapes

  1. Ouvrez Gestion du patrimoine > Résidents.
  2. Cliquez sur le résident.
  3. Cliquez sur Enregistrer le départ.
  4. Saisissez la date de la vente, au format AAAA-MM-JJ, et confirmez.

Comment vérifier que cela a fonctionné

  • Un message de confirmation apparaît.
  • Dans la liste des résidents, sa ligne indique désormais Parti le suivi de cette date.
  • Sa fiche s'ouvre toujours, et ses appels de fonds et ses paiements y sont toujours.
  • Une date future est acceptée : c'est une vente déjà convenue. Il garde son accès et ses charges jusqu'à ce que ce jour arrive.

Supprimer un résident

Prérequis

  • Le résident existe.
  • Le résident n'est pas l'entrée intégrée Promoteur.
  • Le résident ne possède aucun lot. S'il en possède, transférez ces lots à un autre propriétaire d'abord.

Contexte

À n'utiliser que pour annuler une fiche saisie par erreur — un doublon, ou un nom tapé qui n'a jamais été un vrai copropriétaire. Ce n'est pas ainsi qu'on traite quelqu'un qui est parti : un copropriétaire qui a vendu voit son départ enregistré, ce qui conserve son historique. La suppression est définitive, et l'application la refuse dès que la résidence a enregistré quelque chose au nom de la fiche : un appel de fonds, un vote, un paiement, un signalement ou un lot.

Étapes

  1. Ouvrez Gestion du patrimoine > Résidents.
  2. Cliquez sur le résident.
  3. Cliquez sur Supprimer.
  4. Confirmez.

Comment vérifier que cela a fonctionné

  • Le résident n'apparaît plus dans la liste des résidents.
  • Si l'application refuse, c'est que la fiche porte un historique — enregistrez plutôt son départ, ce qui le conserve.

Importer des résidents en masse depuis un fichier

L'import en masse est la façon la plus rapide d'alimenter la liste des résidents d'une nouvelle résidence : vous préparez une feuille de calcul avec une ligne par personne, vous l'enregistrez en .csv, et vous envoyez toute la liste d'un coup. L'ordre des colonnes dans le fichier n'a aucune importance — ce sont les intitulés qui sont lus, et une colonne entièrement omise revient à la laisser vide sur chaque ligne. Une ligne que l'application ne peut pas enregistrer est mise de côté toute seule et le reste du fichier est conservé : une mauvaise ligne ne vous coûte jamais les soixante-dix-neuf bonnes. À la fin de l'import, la page vous dit ce qu'elle a fait : combien de personnes ont été enregistrées, combien étaient déjà connues de l'application et ont simplement été rattachées à cette résidence, et quelles lignes restent à votre charge. Une seule chose fait encore refuser le fichier entier, et c'est le fichier lui-même : un fichier auquel manque l'une des quatre colonnes que tout résident doit porter a été construit à partir du mauvais modèle, et aucune de ses lignes ne peut être lue.

Avant de commencer

Rien n'a besoin d'exister au préalable dans l'application. Un résident ne dépend de rien d'autre, et c'est pourquoi ce fichier peut être le tout premier que vous envoyez.

Les colonnes

Colonne Ce que c'est Type Obligatoire ?
first_name Le prénom du résident. Texte Obligatoire
last_name Le nom de famille du résident. Texte Obligatoire
email L'adresse à laquelle est envoyée son invitation à l'application résident, et ce qui identifie cette personne dans toute l'application. Deux personnes ne peuvent pas partager la même. Texte Obligatoire
phone_number Son numéro de téléphone. Deux résidents ne peuvent pas partager le même. Texte Obligatoire
address Où le joindre, lorsque ce n'est pas la résidence elle-même. Texte Facultatif
city La commune de cette adresse. Texte Facultatif
zip_code Le code postal de cette adresse. Texte Facultatif
department La wilaya de cette adresse. Texte Facultatif

Les quatre dernières colonnes forment l'adresse postale du résident, et elles vont ensemble. Laissez les quatre vides et le résident est domicilié à l'adresse de la résidence, exactement comme lorsque vous l'ajoutez à la main : l'application les remplit pour vous. Remplissez les quatre lorsque la personne se joint ailleurs, par exemple un copropriétaire qui habite une autre ville. Une ligne qui en remplit une partie et laisse le reste vide est refusée — cette ligne-là seulement, pas le fichier : l'application devrait sinon compléter l'adresse elle-même, et une rue d'une ville accolée à la commune d'une autre enverrait vos courriers au mauvais endroit.

Un exemple

Voici un fichier entier : la ligne d'intitulés, puis une ligne par personne.

first_name,last_name,email,phone_number,address,city,zip_code,department
Samir,Meziane,s.meziane@example.dz,0551234567,12 rue des Oliviers,Hydra,16035,Alger
Nadia,Haddad,n.haddad@example.dz,0662118844,,,,

Aucune adresse n'est connue pour la seconde personne : ses quatre dernières cases sont donc vides. Ce n'est pas un manque dans le fichier, elle est domiciliée à l'adresse de la résidence elle-même. Les cases vides gardent malgré tout leurs virgules, et c'est pour cela que la ligne se termine par quatre virgules d'affilée.

Étapes

  1. Construisez le fichier comme décrit ci-dessus et enregistrez-le en .csv.
  2. Ouvrez Gestion du patrimoine > Résidents.
  3. Cliquez sur Import en haut de la liste.
  4. Choisissez votre fichier dans le champ Fichier CSV, puis cliquez sur Import.

Comment vérifier que cela a fonctionné

  • Le Résultat de l'import apparaît sous le champ du fichier et indique combien de résidents ont été enregistrés.
  • Chaque personne qu'il a enregistrée figure désormais dans Gestion du patrimoine > Résidents, où vous pouvez la rechercher par son prénom ou son nom.
  • Il peut aussi indiquer que certaines personnes de votre fichier étaient déjà connues de l'application. C'est normal, rien ne s'est mal passé : ces personnes avaient déjà un compte au titre d'une autre résidence, celle-ci leur a donc été rattachée et ce sont les informations déjà enregistrées qui ont été conservées — c'est pourquoi le nom affiché peut ne pas être écrit exactement comme vous l'avez saisi.
  • Toute ligne que l'application n'a pas pu enregistrer est listée avec son numéro de ligne, l'adresse email qu'elle porte et le motif. Ouvrez votre fichier à cette ligne : soit vous la corrigez et renvoyez le fichier, soit vous enregistrez cette personne seule depuis la liste des résidents et le bouton +, où la seule question qu'un fichier ne peut pas trancher vous est posée.
  • Renvoyer le même fichier une seconde fois est sans danger. Les personnes déjà enregistrées sont comptées comme déjà présentes, ni inscrites deux fois ni refusées.