Documentation

Un lot est une unité de propriété à l'intérieur de la résidence — un appartement, une place de parking, une cave, un balcon, un jardin, un toit, un chemin, une maison, une route ou tout autre élément. Chaque lot appartient à la résidence, peut appartenir à un bâtiment, et est lié à son propriétaire.

Pour ouvrir cet écran, choisissez une résidence dans le menu déroulant de la page d'accueil, cliquez sur Gestion du patrimoine dans le menu de gauche, puis sur Lots.

Créer un lot

Prérequis

  • La résidence est enregistrée.
  • Si le lot se trouve à l'intérieur d'un bâtiment, le bâtiment a été créé et l'étage où se situe le lot a été ajouté à ce bâtiment.
  • Si vous voulez affecter un propriétaire maintenant, la personne est déjà résidente de cette résidence-ci (vous pouvez aussi laisser le propriétaire vide et le définir plus tard). Un copropriétaire que vous connaissez d'une autre résidence que vous gérez ne peut pas être choisi ici tant qu'il n'est pas ajouté aux résidents de celle-ci.

Contexte

Créez une entrée lot par unité de propriété. La surface et le nombre de tantièmes que vous renseignez ici sont ce que l'application utilisera pour calculer la quote-part de charges de chaque propriétaire. Si vous avez beaucoup de lots à saisir (ce qui est le cas habituel), utilisez l'import CSV décrit plus bas.

Étapes

  1. Ouvrez Gestion du patrimoine > Lots.
  2. Cliquez sur le bouton + dans le coin supérieur droit.
  3. Renseignez :
    • Nom du lot (par exemple « Appartement 3B », « Parking P12 »).
    • Type — appartement, parking, cave, balcon, jardin, toit, chemin, maison, route ou autre.
    • Facultatif : bâtiment, étage (obligatoire si vous définissez un bâtiment), cage d'escalier, propriétaire, surface, nombre de tantièmes, emplacement sur la carte.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Comment vérifier que cela a fonctionné

  • Un message de confirmation apparaît.
  • Le nouveau lot apparaît dans la liste des lots avec le nom et le type saisis.

Mettre à jour un lot

Prérequis

  • Le lot existe.
  • Si vous changez le bâtiment, la liste des étages du nouveau bâtiment doit contenir l'étage que vous choisissez.

Contexte

Utilisez cette action lorsqu'une unité de propriété change de mains, que la surface est re-mesurée, que le nombre de tantièmes est révisé, ou qu'un des champs descriptifs doit être corrigé.

Étapes

  1. Ouvrez Gestion du patrimoine > Lots.
  2. Cliquez sur le lot à mettre à jour.
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Modifiez les champs souhaités.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Comment vérifier que cela a fonctionné

  • Un message de confirmation apparaît.
  • Rouvrir le lot affiche les nouvelles valeurs.

Supprimer un lot

Prérequis

  • Le lot existe.
  • Aucun équipement n'est encore rattaché au lot. S'il y en a, supprimez-le ou déplacez-le d'abord.

Contexte

À n'utiliser que lorsqu'un lot a réellement disparu (fusionné avec un autre, radié du cadastre, créé par erreur). La suppression est définitive.

Étapes

  1. Ouvrez Gestion du patrimoine > Lots.
  2. Cliquez sur le lot à supprimer.
  3. Cliquez sur Supprimer.
  4. Confirmez.

Comment vérifier que cela a fonctionné

  • Le lot n'apparaît plus dans la liste des lots.

Importer des lots en masse depuis un fichier

Saisir les lots un par un convient à une petite résidence ; pour une plus grande, décrivez-les dans une feuille de calcul avec une ligne par lot, enregistrez-la en .csv et envoyez-les tous d'un coup. L'ordre des colonnes dans le fichier n'a aucune importance — ce sont les intitulés qui sont lus, et une colonne entièrement omise revient à la laisser vide sur chaque ligne. Un import est tout ou rien : si une seule ligne est fautive, rien du fichier n'est conservé, et l'application vous indique les lignes à corriger.

Avant de commencer

  • Les résidents propriétaires de ces lots existent déjà dans cette résidence. Un lot est toujours attribué à quelqu'un que l'application connaît déjà : un import ne crée jamais un propriétaire au passage. Si le fichier désigne une personne qui n'est pas encore résidente ici, rien du tout n'est importé. Saisissez ou importez d'abord les propriétaires. Voir Résidents.
  • Les bâtiments existent déjà, mais seulement si vous comptez préciser dans quel bâtiment se trouve un lot. Si vous laissez cette colonne vide partout, aucun bâtiment n'est nécessaire.

Les colonnes

Colonne Ce que c'est Type Obligatoire ?
name Le nom du lot tel qu'il figure sur la porte — « A-204 », « Parking 14 ». Deux lots d'une même résidence ne peuvent pas porter le même nom : c'est par ce nom qu'un fichier d'équipements indique sur quel lot poser un appareil. Texte Obligatoire
owner_email L'adresse e-mail du copropriétaire qui en est propriétaire. Texte Voir « Désigner le propriétaire » ci-dessous
owner_phone_number Son numéro de téléphone. Les espaces, les points et les tirets sont ignorés : écrivez-le comme vous voulez. Texte Voir « Désigner le propriétaire » ci-dessous
owner_first_name Son prénom. Texte Voir « Désigner le propriétaire » ci-dessous
owner_last_name Son nom de famille. Texte Voir « Désigner le propriétaire » ci-dessous
type L'un de APARTMENT, HOUSE, PARKING, CAVE, ROOF, BALCONY, GARDEN, PATH, ROAD, GUARD_LODGE, OTHER. Les majuscules et les minuscules se valent ; le tiret bas, lui, ne bouge pas. L'un d'une liste Obligatoire
surface_area La surface en mètres carrés. Doit être strictement supérieure à zéro. Le séparateur décimal est le point. Nombre Obligatoire
shares Les tantièmes que porte ce lot. Ils s'additionnent pour former le total de la résidence. Le séparateur décimal est le point. Nombre Obligatoire
building_id Le bâtiment dans lequel il se trouve, désigné par l'identifiant de ce bâtiment — un long code du type 7c1de4b0-2a91-7f3d-8c05-11ab9e4d2f60, et non un nom. Pour le lire, ouvrez Gestion du patrimoine > Bâtiments, cliquez sur le bâtiment et copiez la dernière partie de l'adresse web affichée dans la barre d'adresse de votre navigateur. Un bâtiment Facultatif
floor Le niveau du bâtiment où il se situe. Un sous-sol s'écrit avec un nombre négatif. Nombre entier Obligatoire si vous remplissez building_id
stair La cage d'escalier qui le dessert. Texte Facultatif
ownership_status SOLD, UNSOLD ou COMMON. Laissée vide, la case fait classer le lot comme vendu. L'un d'une liste Facultatif
sold_date Le jour où il a été vendu. La plus tardive de ces dates sur l'ensemble de la résidence est ce qui déclenche le délai légal de deux ans du promoteur : un lot vendu dit donc toujours quel jour il l'a été. Date, YYYY-MM-DD Obligatoire sur un lot vendu, et doit rester vide sur tout autre
geolocation Son emplacement sur la carte, la longitude d'abord, puis la latitude, séparées par un point-virgule. Deux nombres, longitude;latitude Facultatif

Désigner le propriétaire

Vous désignez le propriétaire comme vous le connaissez — par son adresse e-mail, son numéro de téléphone ou son nom — et l'application retrouve le résident correspondant. Les trois ne sont pas nécessaires. Remplissez au moins l'un de :

  • owner_email
  • owner_phone_number
  • owner_first_name et owner_last_name ensemble — les deux vont par paire : n'en remplir qu'une seule ne désigne personne

Nous vous recommandons d'indiquer l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone. Deux copropriétaires d'une même résidence peuvent très bien porter le même nom — un père et un fils, deux frères — et un nom seul ne permet pas de les distinguer. Lorsque plusieurs résidents correspondent à ce que vous avez écrit, le fichier est refusé et l'application vous indique les lignes à préciser. Une adresse e-mail ou un numéro de téléphone n'appartient qu'à une seule personne : le problème ne se pose jamais.

Si vous en remplissez plusieurs, ils doivent tous désigner la même personne. L'application ne les essaie pas l'un après l'autre : elle cherche le résident qui correspond à tout ce que vous avez écrit à la fois. Ainsi, l'adresse e-mail d'un copropriétaire à côté du nom d'un autre ne désigne personne, et la ligne est refusée — ce qui est exactement ce que vous voulez lorsqu'un copier-coller a décalé une colonne.

Deux sortes de lots ne désignent personne, et leurs quatre colonnes de propriétaire doivent rester vides, ainsi que la date de vente :

  • Un lot marqué COMMON — un hall, une toiture, une cage d'escalier — appartient à tous les copropriétaires ensemble, donc à personne en particulier. Il ne se vend jamais : il n'a pas de date de vente.
  • Un lot marqué UNSOLD fait partie du stock invendu du promoteur et lui est rattaché automatiquement. Il n'a pas encore été vendu : il n'a pas non plus de date de vente. Seule une résidence gérée par son promoteur peut avoir des lots invendus ; ailleurs, une telle ligne est refusée.

Un exemple

Un appartement et la place de parking qui va avec.

name,owner_email,type,surface_area,shares,building_id,floor,stair,ownership_status,sold_date
A-204,karim.benali@example.com,APARTMENT,88,88,7c1de4b0-2a91-7f3d-8c05-11ab9e4d2f60,2,A1,SOLD,2024-03-14
Parking 14,karim.benali@example.com,PARKING,13.3,6,7c1de4b0-2a91-7f3d-8c05-11ab9e4d2f60,-1,A1,SOLD,2024-03-14

Les deux lignes désignent le même propriétaire, ce qui est normal : une même personne possède l'appartement et la place de parking qui l'accompagne. Le parking se trouve un niveau sous le sol, son étage s'écrit donc -1. Les trois autres colonnes de propriétaire sont simplement absentes de ce fichier, ce qui est permis : une colonne omise revient à la laisser vide sur chaque ligne.

Étapes

  1. Construisez le fichier comme décrit ci-dessus et enregistrez-le en .csv.
  2. Ouvrez Gestion du patrimoine > Lots.
  3. Cliquez sur Import en haut de la liste.
  4. Choisissez votre fichier dans le champ Fichier CSV, puis cliquez sur Import.

Comment vérifier que cela a fonctionné

  • Un message de confirmation apparaît.
  • Chaque lot du fichier figure désormais dans Gestion du patrimoine > Lots, avec le propriétaire que vous avez désigné.
  • Si une ligne est refusée, l'application vous dit lesquelles corriger et ce qui ne va pas. Corrigez-les et renvoyez le fichier.