Documentation

Qu'est-ce qu'une assemblée générale ?

Une assemblée générale est la réunion où les résidents prennent les décisions collectives : approuver le budget, valider la gestion du syndic pour l'année précédente (quitus), renouveler le contrat de syndic, approuver les contrats de maintenance et les ordres de travaux, modifier le règlement intérieur, désigner le comité.

Une session d'assemblée a un statut :

  • Créée — brouillon initial.
  • Planifiée — date et lieu fixés.
  • En cours — la réunion a commencé ; les votes sont enregistrés.
  • Terminée — la réunion est clôturée ; toutes les décisions sont désormais contraignantes.

Planifier une assemblée générale

Prérequis

  • Un contrat de syndic (actif ou en attente) existe, couvrant entièrement la période du budget que vous voulez faire voter.
  • Un budget a été créé pour cette période et est au statut Ouvert (voir Budget).
  • Vous connaissez la date, l'heure et le lieu de la réunion, ainsi que l'ordre du jour prévu (la liste des résolutions à voter).

Contexte

C'est l'étape qui fixe la date et le lieu de la réunion. Jusqu'au démarrage effectif de la réunion, vous pouvez encore ajuster l'ordre du jour depuis l'écran de détail du budget.

Étapes

  1. Ouvrez Gouvernance > Assemblées.
  2. Cliquez sur + Nouvelle assemblée.
  3. Choisissez le budget auquel l'assemblée est rattachée.
  4. Renseignez :
    • Heure de début et heure de fin de la réunion.
    • Lieu (adresse) où la réunion se tient.
    • Facultatif : géolocalisation sur la carte, notes.
  5. Cliquez sur Planifier.

Comment vérifier que cela a fonctionné

  • Un message de confirmation apparaît.
  • L'assemblée apparaît désormais dans la liste Gouvernance > Assemblées au statut Planifiée.
  • Les résidents reçoivent la convocation par email (selon les paramètres de notification du cabinet de syndic).

Préparer les résolutions

Prérequis

  • L'assemblée est planifiée.
  • Le budget est au statut Ouvert.

Contexte

Les résolutions sont les questions sur lesquelles les résidents vont voter. Elles sont dérivées automatiquement de ce qui existe dans la résidence au moment de l'assemblée : le contrat de syndic en attente, les contrats de maintenance en attente, les ordres de travaux en brouillon, les règles proposées, les changements au comité, les seuils budgétaires. Vous ajoutez à cette liste en créant ces entités avant le démarrage de la réunion — une fois la réunion démarrée, l'ordre du jour est figé.

L'ensemble des résolutions inclut :

  • Validation du budget de l'année précédente (approuver les comptes de l'année passée).
  • Validation de la gestion du syndic pour l'année précédente (quitus).
  • Renouvellement du contrat de syndic — approuver le contrat de syndic en attente.
  • Nouveau nom et nouveau montant de syndic — si le contrat en attente propose un autre syndic ou un autre montant.
  • Contrats de maintenance — chaque contrat de maintenance en attente est voté pour ou contre.
  • Ordres de travaux — chaque ordre de travaux en attente est voté pour ou contre.
  • Règlement intérieur — chaque ajout, modification ou suppression de règle en attente est voté.
  • Réserve d'urgence et les deux seuils de dépense du syndic.
  • Membres du comité — les nominations ou révocations en attente sont votées.

Pour ajouter un contrat de maintenance, un ordre de travaux, une modification de règle ou un changement au comité à l'ordre du jour, créez cette entité dans sa section dédiée avant le démarrage de la réunion. Elle sera automatiquement listée en résolution.

Démarrer la session

Prérequis

  • L'assemblée est au statut Planifiée.
  • L'heure actuelle est égale ou postérieure à l'heure de début planifiée. L'application refuse de démarrer la session avant le créneau prévu.
  • Vous connaissez le président de la session et la liste des résidents présents (en personne ou par mandat).

Contexte

Démarrer la session est ce qui ouvre les votes. Une fois démarrée, l'ordre du jour ne peut plus s'agrandir.

Étapes

  1. Ouvrez Gouvernance > Assemblées et cliquez sur l'assemblée planifiée.
  2. Cliquez sur Démarrer la session.
  3. Désignez le président de la session (n'importe quel résident ; il ne peut pas s'agir du syndic ni de son conjoint).
  4. Marquez les présents.
  5. Si une personne porte un mandat d'un résident absent, enregistrez le mandat (le mandataire et les personnes qu'il représente).
  6. Cliquez sur Confirmer.

Comment vérifier que cela a fonctionné

  • Un message de confirmation apparaît.
  • Le statut de l'assemblée passe de Planifiée à En cours.
  • L'écran de vote pour chaque résolution devient disponible.

Enregistrer les votes

Prérequis

  • La session est au statut En cours.

Contexte

Pour chaque résolution, les résidents présents (et les mandataires au nom des personnes qu'ils représentent) expriment leur vote. L'application enregistre chaque vote et calcule les totaux à la fin.

Étapes

  1. Depuis l'écran de l'assemblée en cours, choisissez la prochaine résolution à voter.
  2. Pour chaque résident (ou chaque mandat), choisissez : Pour, Contre ou Abstention.
  3. Passez à la résolution suivante et répétez jusqu'à ce que toutes les résolutions soient couvertes.

Comment vérifier que cela a fonctionné

  • Chaque résolution affiche le décompte Pour / Contre / Abstention / Non voté.
  • La liste des résolutions restant à voter diminue au fur et à mesure.

Clôturer la session

Prérequis

  • Toutes les résolutions ont été votées.
  • La session est au statut En cours.

Contexte

Clôturer la session est le moment où tout devient contraignant. L'application lit le résultat des votes et applique automatiquement les décisions :

  • Si le renouvellement du contrat de syndic est approuvé, le contrat de syndic en attente devient actif. Le contrat précédemment actif est clôturé si sa date de fin est antérieure au début du nouveau budget, ou si le renouvellement a été rejeté. Si le nouveau montant est rejeté mais que le renouvellement est approuvé, le montant précédent est reconduit.
  • Chaque contrat de maintenance approuvé devient actif ; chacun rejeté est clôturé.
  • Chaque ordre de travaux approuvé passe à « travaux en attente » ; chacun rejeté est marqué comme rejeté.
  • Chaque modification de règle approuvée est validée ; chacune rejetée est annulée.
  • Chaque changement de composition du comité approuvé est validé ; chacun rejeté est abandonné (ou rétabli, dans le cas d'une révocation en attente).
  • Chaque devis de contrat de maintenance ou devis de contrat de fourniture approuvé est accepté ; chacun rejeté est refusé ou supprimé.
  • Le budget voté est calculé (somme de tous les montants approuvés plus la rémunération du syndic activée) et le budget passe au statut Clôturé.

Étapes

  1. Depuis l'écran de l'assemblée en cours, cliquez sur Clôturer la session.
  2. Confirmez.

Comment vérifier que cela a fonctionné

  • Un message de confirmation apparaît.
  • Le statut de l'assemblée passe de En cours à Terminée.
  • Le contrat de syndic précédemment En attente est désormais Actif (ou les deux contrats sont clôturés si le renouvellement a été rejeté).
  • Les contrats de maintenance et les ordres de travaux approuvés affichent leur nouveau statut.
  • Le budget est désormais au statut Clôturé et son montant de budget voté est renseigné.
  • Un instantané des résolutions est conservé — même si certaines entités (par exemple des devis rejetés) sont supprimées par la suite, l'enregistrement de ce qui a été voté est préservé.
  • En rouvrant l'assemblée, l'onglet Scrutin affiche l'ordre du jour réellement soumis à l'assemblée, avec Adoptée ou Rejetée sur chaque résolution, la majorité requise et les voix obtenues. Cet affichage ne change pas lorsque de nouvelles affaires sont préparées.
  • Vous pouvez désormais aller dans Finance > Budgets > [ce budget] et cliquer sur Envoyer les appels de fonds (voir Appels de fonds).