La section Gouvernance est là où la résidence prend ses décisions : qui la gère (le syndic), ce qui est budgétisé, ce qui est voté, ce que dit le règlement intérieur et qui siège au comité.
C'est la section la plus sensible à l'ordre des actions dans l'application. L'ordre dans lequel vous créez les choses a de l'importance, parce que chaque étape ouvre la suivante. Lisez attentivement le paragraphe suivant — c'est le point le plus important de ce chapitre.
L'enchaînement que vous ne pouvez pas contourner
Avant de pouvoir tenir une assemblée générale produisant une décision contraignante, quatre choses doivent se produire, dans cet ordre exact :
- Un contrat de syndic doit exister pour le prochain mandat, avec des dates valides : une date de début, une date de fin, les deux dates espacées de deux ans maximum, sans chevauchement avec un contrat antérieur, et démarrant après la fin du précédent. Le contrat nouvellement créé est en attente — ce n'est qu'une proposition à ce stade.
- Un budget doit exister qui est entièrement couvert par les contrats de syndic. La période du budget (début/fin) doit se trouver entièrement à l'intérieur d'un ou plusieurs contrats de syndic actifs et/ou en attente. Si un seul jour du budget n'est pas couvert par un contrat, l'application refuse de créer le budget.
- Une session d'assemblée générale doit être planifiée pour ce budget. Vous fixez la date, l'heure et le lieu. La session est alors à l'état planifiée.
- La session ne peut être démarrée que pendant son créneau horaire. Lorsque vous essayez d'ouvrir la réunion (marquer le président et les présents), l'application vérifie l'horloge : si l'heure de début planifiée est encore dans le futur, vous ne pouvez pas démarrer la session. Vous ne pouvez la démarrer qu'une fois que vous êtes à l'intérieur de la plage horaire.
Une fois la session démarrée, les votes sont recueillis. La clôture de la session est ce qui rend tout contraignant : le contrat de syndic en attente devient actif, les contrats de maintenance qui ont été approuvés deviennent actifs, les ordres de travaux qui ont été approuvés passent à l'étape « travaux en attente », les règles qui ont été approuvées sont validées, et ainsi de suite. Le budget voté est calculé à partir de la somme de tous les montants approuvés.
Voilà l'enchaînement. Chaque page de ce chapitre suppose que vous l'avez compris.
Dans cette section
- Contrat de syndic — le mandat légal qui lie votre cabinet à la résidence.
- Assemblée générale — planifier la réunion, enregistrer les votes, clôturer la session.
- Comité — le groupe de résidents qui assiste le syndic.
- Règlement intérieur — les règles de vie de la résidence.