Qu'est-ce qu'une facture ?
Une facture est le document que le prestataire ou le fournisseur envoie à la résidence à la fin d'une période. Elle est rattachée à un budget et à une référence (un contrat de maintenance, un contrat de fourniture ou un ordre de travaux). Les factures sont la façon dont vous rapprochez les montants prévus au budget de ce qui a réellement été dépensé.
Enregistrer une facture
Prérequis
- La résidence est enregistrée.
- Le budget de la période existe.
- La référence à laquelle la facture est rattachée existe déjà : un contrat de maintenance, un contrat de fourniture ou un ordre de travaux.
- Vous disposez de la facture du prestataire (papier ou scannée).
Contexte
L'enregistrement des factures alimente le graphique progression des dépenses sur l'écran du budget et permet de recouper ce que montrent les relevés bancaires avec ce que les prestataires ont réellement facturé.
Étapes
- Ouvrez Finance > Factures.
- Cliquez sur + Nouvelle facture.
- Choisissez le type de facture : facture de contrat de maintenance, facture de fournisseur ou facture d'ordre de travaux.
- Choisissez le budget et la référence (le contrat ou l'ordre de travaux auquel cette facture se rapporte).
- Renseignez :
- Date d'émission (date à laquelle la facture a été émise).
- Date de début et date de fin de la période couverte par la facture.
- Montant.
- Facultatif : un scan joint de la facture.
- Cliquez sur Enregistrer.
Comment vérifier que cela a fonctionné
- Un message de confirmation apparaît.
- La facture apparaît sur l'écran Factures et sur la carte de la référence (contrat ou ordre de travaux).
- Le graphique progression des dépenses sur l'écran du budget reflète le nouveau montant.
Mettre à jour une facture
Prérequis
- La facture existe.
Contexte
Utilisez cette action pour corriger une faute de frappe (mauvais montant, mauvaise période), ou pour joindre un scan qui manquait lors de la saisie initiale.
Étapes
- Ouvrez Finance > Factures.
- Cliquez sur la facture.
- Cliquez sur Modifier.
- Modifiez les champs nécessaires.
- Cliquez sur Enregistrer.
Comment vérifier que cela a fonctionné
- Un message de confirmation apparaît.
- La carte de la facture affiche les nouvelles valeurs.
- Le graphique des dépenses sur l'écran du budget reflète tout changement de montant.
Supprimer une facture
Prérequis
- La facture a été créée par erreur ou est un doublon.
Contexte
À n'utiliser que lorsque la facture ne correspond pas à un véritable document dû par la résidence. La suppression est définitive.
Étapes
- Ouvrez Finance > Factures.
- Cliquez sur la facture.
- Cliquez sur Supprimer et confirmez.
Comment vérifier que cela a fonctionné
- La facture n'apparaît plus dans la liste des factures.
- Le graphique des dépenses sur l'écran du budget est revenu au montant supprimé près.